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Bilan Social - Foire Aux Questions

Le bilan social est-il obligatoire pour toutes les collectivités ?

Oui... de manière très claire. Le bilan social constitue une obligation légale, initiée par un ensemble de textes : le décret 97-443 du 25 avril 1997 fixe les obligations des collectivités en matière de bilan social , l'arrêté du 24 juillet 2013 et l'instruction du 30 décembre 2013 en précise le calendrier. Toutes les collectivités sont soumises à cette obligation, y compris celles qui n’emploient aucun agent à temps complet... Mais pour ces dernières, l’établissement du bilan social est considérablement simplifiée par le nouveau questionnaire élaborés par les centres de gestion (CDG).

Qu’est-ce qui est obligatoire, exactement ?

Il est obligatoire, pour toutes les collectivités d’établir un bilan social, c’est-à-dire de remplir un questionnaire. Plusieurs versions de ce questionnaire sont disponibles : la première émane de la Direction générale des collectivités locales (DGCL), elle est réservée aux collectivités qui ne sont pas affiliées à un centre de gestion ; la seconde est élaborée par les CDG. Simplifiée, plus facile à remplir, et dotée de contrôles de cohérence, cette version vous parviendra bientôt avec son mode d’emploi complet. Une fois rempli, vos obligations varient en fonction de votre affiliation à un centre de gestion :

  • Les collectivités affiliées et rattachées au comité technique paritaire (CTP) du CDG doivent renvoyer le questionnaire rempli avant le 30 septembre. Leur obligation s’arrête là : c’est le CDG qui se charge d’élaborer un rapport commun à toutes les collectivités rattachées à son CTP.
  • Les collectivités affiliées au CDG mais disposant de leur propre CTP doivent faire parvenir le questionnaire rempli aux membres de leur CTP avant le mois de mai. Ce dernier doit l’examiner avant le mois de juin et émettre un avis mais exceptionnellement, il appartient à chaque collectivité de repousser éventuellement cette échéance. Le questionnaire rempli et l’avis doivent être envoyés au CDG et à la préfecture du département.
  • Les collectivités non-affiliées sont soumises à la même obligation, expédition au CDG exclue.

Que risque ma commune si elle n’élabore pas son bilan social ?

Pour l’instant, rien... Mais des remarques des préfectures ou des chambres régionales des comptes sont possibles pour les collectivités se soustrayant systématiquement à cette obligation : le refus du bilan social pourrait être perçu comme une volonté de cacher la réalité de son emploi territorial. Mais, au delà, les collectivités se sanctionnent elles-mêmes en n’élaborant pas leur bilan. En effet, la synthèse nationale des bilans sociaux permet parfois de mettre en évidence des blocages statutaires difficiles à percevoir sans ce dispositif. Ainsi, le bilan social sert aussi à améliorer le fonctionnement de notre fonction publique. Les exploitations nationales vous fourniront, en outre, une intéressante base de comparaison du bilan de votre commune avec ceux d’autres collectivités.

Puis-je utiliser le questionnaire disponible sur le site de la DGCL ?

Le questionnaire mis en ligne par la DGCL en ligne n’est qu’une version indicative du questionnaire définitif : les fonctionnalités informatiques ne sont pas encore disponibles. Dans tous les cas nous vous conseillons d’utiliser l'Infocentre qui est disponible en ligne (saisie directe sur Internet grâce à un code d'accès fournis par le CDG).

Quels sont les avantages du questionnaire 2013 des Centres de Gestion ? Qui peut l’utiliser ?

Toutes les collectivités peuvent l’utiliser (y compris celles qui ne sont pas affiliées). Son utilisation est libre et gratuite. En l’utilisant, vous bénéficierez d’une version simplifiée du questionnaire de la DGCL, d’une aide entièrement refondue et enrichie et de la possibilité d’éditer facilement un bilan social graphique. Des bilans seront édités par strates et type de collectivité : aussi vous disposerez d’éléments de comparaison concernant la masse salariale des collectivités comparables à la votre, à leur absentéisme... Enfin, le questionnaire des CDG vous permet de saisir les données agent par agent, ce qui simplifie grandement les saisies et surtout vous permet de limiter considérablement le temps consacré à l’élaboration du bilan social. 

Qu’est-ce que le module de saisie « agent par agent » ?

Le questionnaire vous permet, si vous le souhaitez, de saisir les données agent par agent avec un pré-remplissage issu des données des bases Carrière du CDG18, ce qui simplifie les saisies et vous permet de limiter le temps consacré à l'élaboration du bilan social. Cette manière de saisir sera particulièrement  profitable aux collectivités de moins de 150 agents, puisqu’il suffit de vérifier et de modifier les agents  titulaires et, d’ajouter les agents non titulaires. Ainsi, le module « agent par agent », auparavant destiné aux  collectivités de moins de 50 agents, devient accessible et profitable pour des collectivités de plus grande  importance. 

Son utilisation est-elle simple ? Une formation est-elle nécessaire ?

L’utilisation du questionnaire agent par agent est aussi simple et ergonomique que possible, aucune formation particulière n’est nécessaire (il n’est même pas nécessaire de maîtriser Excel). Le nombre de champs à saisir a été réduit au maximum et des liens logiques ont été créés entres les cases du questionnaires (ainsi, par exemple, si vous vous identifiez comme une collectivité affiliée au CDG, aucune question ne vous sera posée sur les concours que vous n’avez, par définition, pas organisé). Cette disposition limite le nombre de case à cocher (vous ne saisissez les informations qu’une seule fois) et limite au maximum les erreurs de saisie. Par ailleurs, l’ergonomie de ce questionnaire a été optimisée pour vous faire gagner du temps (utilisation des cases à cocher, des listes déroulantes prédéfinies...) et rendre la saisie plus intuitive.

La confidentialité des données "sensibles" (absentéisme, régime indemnitaire...) est-elle garantie ?

Absolument, cela constitue même une priorité. En fait, les données que vous aurez saisies de manière individuelle (et donc nominative) resteront dans votre collectivité : seules seront envoyées au CDG des données agrégées (somme des absentéisme, total des rémunération...). L’agrégation est d’ailleurs automatique. Ainsi, la confidentialité des saisies est parfaitement respectée. Vous pourrez d’ailleurs très facilement vérifier ce point : en ouvrant le fichier que vous renverrez au CDG, vous constaterez qu’il ne comporte que des données anonymes et agrégées (le fichier est identique au questionnaire réglementaire).

Pourquoi ai-je « ORA-00020 : maximum number of processes (%s) exceeded » qui s’affiche ?

Cela est dû au fait qu’un nombre trop important de collectivités se connectent en même temps sur  l’Infocentre Bilan social. Le mieux est de se reconnecter un peu plus tard sur la plateforme.

A qui puis-je m’adresser en cas de difficultés ?

Prioritairement, au CDG (et d’abord à cette FAQ qui recense les questions les plus fréquentes). Par ailleurs, il est impératif de suivre très précisément les étapes détaillées dans la notice Saisie des données par Internet.

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